Carta para Solicitar FMLA: Guía y Modelo Profesional

Aprende a redactar una solicitud formal y profesional para ejercer tu derecho bajo la Ley de Licencia Familiar y Médica.

Por Jose Luis Rueda · 10 min lectura · 2026-06-16

Miles de trabajadores hispanos en Estados Unidos enfrentan situaciones que requieren ausentarse del empleo por razones médicas o familiares. La Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés) les otorga el derecho a hasta 12 semanas de licencia no remunerada con protección del puesto, pero ejercer ese derecho comienza con una notificación correcta a la empresa.

Redactar una carta formal en inglés puede ser un desafío si el idioma no es el materno. Una solicitud mal escrita, con información incompleta o enviada fuera de plazo, puede retrasar la aprobación o incluso generar problemas. Este artículo te guiará paso a paso para crear una carta profesional que cumpla con todos los requisitos legales y aumente las probabilidades de una respuesta positiva. Aquí encontrarás un modelo descargable, consejos basados en la normativa vigente y todo lo que debes evitar al presentar tu petición.

¿Qué es la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA)?

La FMLA es una ley federal de Estados Unidos, promulgada en 1993, que permite a empleados elegibles tomar hasta 12 semanas de licencia no remunerada por ciertos motivos familiares y médicos sin riesgo de perder el empleo. Durante este período, el empleador debe mantener los beneficios del seguro de salud del empleado en las mismas condiciones, como si estuviera trabajando activamente.

Los motivos que cubre la FMLA se dividen en cuatro grandes categorías: el nacimiento o la adopción de un hijo, el cuidado de un recién nacido o de un niño recién colocado para adopción o acogida; la necesidad de cuidar a un cónyuge, hijo o padre que padece una condición médica grave; la propia condición médica grave del empleado que le impide realizar las funciones esenciales de su puesto; y, en ciertas circunstancias, situaciones derivadas del despliegue militar de un familiar cubierto.

Para solicitar la licencia, no basta con avisar verbalmente a un supervisor. Si bien la notificación verbal es válida, una carta escrita proporciona evidencia irrefutable, deja claro tu entendimiento de la ley y protege tus derechos en caso de disputas. Además, muchos departamentos de recursos humanos exigen una solicitud formal por escrito para iniciar el proceso de certificación médica.

¿Por Qué Necesitas una Carta Formal para Solicitar FMLA?

Una carta escrita traslada tu petición de un simple comentario a un documento oficial. Sirve como registro ante cualquier auditoría del Departamento de Trabajo y refuerza tu seriedad. En ambientes laborales donde pueden existir barreras idiomáticas, un documento bien estructurado elimina ambigüedades: tu empleador sabrá exactamente el motivo elegible, las fechas y que conoces los requisitos de la ley.

La carta también activa el plazo de respuesta del empleador. Según las regulaciones, una vez que el empleador recibe información suficiente para saber que la ausencia podría calificar para FMLA, tiene cinco días hábiles para notificar al empleado sobre su elegibilidad. Sin una carta clara, ese conteo podría retrasarse. Por tanto, presentar un documento completo acelera la respuesta y te permite planificar tu tiempo de ausencia con mayor certeza.

Para el trabajador hispano, una carta en inglés correctamente redactada refleja profesionalismo y atención a los detalles. No necesitas ser abogado ni dominar el lenguaje legal; solo seguir una estructura probada. A continuación, desglosamos los componentes esenciales.

Elementos Fundamentales de la Carta

Toda carta de solicitud FMLA debe incluir siete bloques de información. La omisión de cualquiera de ellos puede hacer que el empleador solicite aclaraciones, alargando el proceso. Asegúrate de recopilar los siguientes datos antes de empezar a escribir:

• Fecha de redacción: Colócala en la parte superior. Es el punto de referencia del inicio de tu notificación.
• Tus datos completos: Nombre, dirección, número de empleado y puesto de trabajo.
• Datos del destinatario: Nombre de tu supervisor directo o del responsable de recursos humanos, con el departamento y dirección de la empresa.
• Motivo elegible: Indica la razón general que te ampara bajo FMLA. No detalles médicos íntimos; solo si es por tu condición de salud grave, para cuidar a un familiar directo o por nacimiento/adopción.
• Fechas solicitadas: Fecha de inicio y duración estimada. Si es una ausencia intermitente, explica el patrón esperado (por ejemplo, “dos días a la semana para terapias”).
• Declaración de elegibilidad: Menciona que has trabajado al menos 12 meses para el empleador y que acumulaste un mínimo de 1,250 horas en los últimos 12 meses. Esto demuestra que sabes que calificas.
• Solicitud de confirmación y oferta de documentación: Pide explícitamente que te notifiquen por escrito la aprobación o denegación. Indica que estás dispuesto a proporcionar la certificación médica de tu proveedor de salud.

Recuerda que la información médica es confidencial. El empleador no tiene derecho a conocer el diagnóstico; solo los hechos que justifiquen la ausencia. La certificación médica es el canal formal para esa validación.

Estructura Paso a Paso de la Carta

La carta más efectiva sigue el formato estándar de correspondencia comercial en inglés. Esto no es un correo informal. A continuación, la anatomía de cada parte con sugerencias de redacción.

Encabezado y Datos del Remitente

Escribe tu nombre y dirección en la esquina superior izquierda. Debajo, coloca la fecha. Luego, los datos del destinatario. Por ejemplo:

Juan Pérez
1234 Calle Roble
Los Angeles, CA 90001
(555) 123-4567
[email protected]

October 5, 2025

Ms. Laura Martínez
Human Resources Department
Compañía XYZ
456 Avenida Central
Los Angeles, CA 90002

Esta presentación limpia facilita la identificación del remitente y del departamento correcto.

Saludo Formal

Comienza con un “Dear Mr./Ms. [Apellido]”. Si no conoces el nombre del responsable, usa “Dear Human Resources Manager”. Evita saludos genéricos como “To Whom It May Concern”, ya que esta carta va dirigida a un departamento concreto.

Primer Párrafo: Propósito de la Carta

Ve directo al grano. Indica el motivo de la comunicación sin rodeos. Algunas frases útiles en español para guiar tu redacción en inglés:

• “Le escribo para solicitar formalmente una licencia bajo la Family and Medical Leave Act debido a mi condición médica grave.”
• “Por medio de la presente, solicito licencia FMLA para cuidar a mi padre que requiere atención médica continua.”
• “Solicito licencia por el nacimiento de mi hijo, con fecha prevista de parto el [fecha].”

En inglés, estas ideas se traducen como: “I am writing to formally request leave under the Family and Medical Leave Act (FMLA) due to my own serious health condition.”, o “I request FMLA leave to care for my parent with a serious health condition.”, o “I am requesting FMLA leave for the birth of my child, expected on [date].”

Mantén la oración simple y concreta. No es momento de contar la historia completa de la enfermedad.

Segundo Párrafo: Detalles de la Licencia y Elegibilidad

Aquí debes especificar las fechas y dejar claro que cumples con los requisitos de la ley. La información debe ser precisa. Incluye:

• Fecha de inicio de la licencia y la duración estimada. Si no conoces la fecha exacta de regreso, puedes escribir: “I expect to be absent for approximately [X] weeks, starting on [date].”
• Si la ausencia será intermitente, describe el patrón: “I will need intermittent leave, ranging from [X] to [Y] times per week, for medical treatments.”
• La declaración de elegibilidad: “I have been employed with [Company Name] for [length of employment] and have worked at least 1,250 hours during the past 12 months, meeting the FMLA eligibility criteria.”

Si no sabes el número exacto de horas, puedes consultarlo con recursos humanos antes de redactar la carta, o simplemente afirmar que cumples los mínimos. No es necesario adjuntar comprobantes en este punto; más tarde te pedirán la certificación médica oficial.

Tercer Párrafo: Solicitud de Confirmación y Documentación

Este cierre de la parte argumental es clave. Solicita una respuesta por escrito y ofrécete a colaborar con la documentación médica. Frases en inglés que funcionan bien:

• “Please confirm in writing that my leave request has been approved and provide any necessary FMLA designation forms.”
• “I am ready to submit the required medical certification from my healthcare provider as soon as you provide the appropriate form.”
• “If there is any additional information you need to process this request, please let me know promptly.”

Cierre y Firma

Termina con un “Sincerely,” o “Respectfully,”, seguido de tu nombre completo y firma manuscrita si entregas en papel. Incluye tu número de teléfono y correo electrónico debajo de tu nombre, aunque ya estén en el encabezado.

Formas de Entrega y Confirmación de Recepción

Puedes enviar la carta por correo electrónico, fax o en mano. La vía electrónica es la más rápida y te deja constancia inmediata. Si optas por el correo electrónico, adjunta la carta en PDF y en el cuerpo del mensaje escribe un breve resumen: “Adjunto mi solicitud formal de licencia FMLA. Agradezco que confirmen su recepción.” Marca la opción de solicitar confirmación de lectura si tu cliente de correo lo permite.

Si entregas en mano, imprime dos copias: una para recursos humanos y otra para ti. Pide que sellen o firmen tu copia como acuse de recibo. Guarda ese papel. En empresas con intranet, algunos usan portales de RRHH para subir solicitudes de licencia; verifica si tu empleador tiene un procedimiento interno específico.

Modelo de Carta en Inglés (Ejemplo Práctico)

A continuación, un modelo completo que puedes adaptar. Sustituye los datos entre corchetes por los tuyos. Ten en cuenta que este ejemplo asume una solicitud por condición médica propia, pero puedes modificar la razón y las fechas.

[Your Name]
[Your Street Address]
[City, State, Zip Code]
[Phone Number]
[Email Address]

[Date]

[Supervisor’s Name or HR Manager’s Name]
[Title]
[Company Name]
[Company Address]
[City, State, Zip Code]

Dear [Mr./Ms. Last Name],

I am writing to formally request leave under the Family and Medical Leave Act (FMLA) due to my own serious health condition. I anticipate needing a continuous leave of [number of weeks] weeks, likely starting on [start date], with an expected return date on or around [end date].

I have been employed with [Company Name] for more than 12 months and have worked in excess of 1,250 hours during the last year, so I meet the eligibility requirements for FMLA leave. My role as [Your Job Title] allows me to step away for this period without imminent impact, and I am willing to assist in any handover before my departure.

Please let me know if you need a formal medical certification. I will promptly provide the documentation from my healthcare provider using the DOL’s certification form once you indicate the procedure. I also ask that you confirm the approval of this leave in writing and send me the FMLA designation notice within the required timeframe.

If you have any questions or need any additional information, I can be reached at [phone number] or [email address]. Thank you for your prompt attention to this request.

Sincerely,

[Signature]

[Your Printed Name]

Adapta la parte donde mencionas tu rol y la voluntad de ayudar en la transición. Si tu licencia es para cuidar a un familiar, cambia “my own serious health condition” por “to care for my [family member] who has a serious health condition”.

Errores Que Debes Evitar

Muchas solicitudes se retrasan o deniegan no por falta de derecho, sino por errores evitables. Presta atención a estos siete puntos:

• Dar excesivos detalles médicos: La carta no es un expediente clínico. Con indicar “serious health condition” es suficiente. Los detalles los aportará el formulario WH-380-E (para empleado) o WH-380-F (para familiar).
• No mencionar explícitamente la FMLA: Algunos empleados dicen “necesito tiempo por enfermedad” sin invocar la ley. El empleador puede no registrar la ausencia como FMLA y perderías protecciones.
• Omitir la declaración de elegibilidad: Aunque el empleador verifica las horas, al incluirla tú demuestras conocimiento y aceleras el proceso.
• Fechas imprecisas: Pon fechas concretas, aunque sean aproximadas. “Voy a ausentarme unas semanas” no es suficiente.
• Usar un tono informal: La carta debe ser seria y respetuosa. Nada de “Hola” o “Gracias de antemano” sin estructura.
• No conservar una copia: Siempre guarda el documento enviado y cualquier acuse de recibo. Esto es tu prueba.
• Enviarla a la persona equivocada: Verifica con recursos humanos quién debe recibirla. Normalmente es el supervisor directo con copia a HR.

Documentación de Respaldo y Seguimiento

Una vez enviada la carta, el empleador te pedirá que completes un formulario de certificación médica. El Departamento de Trabajo (DOL) proporciona los modelos WH-380-E y WH-380-F. Tu médico debe llenarlos y tú los entregas en un plazo razonable, generalmente 15 días. No adjuntes esta certificación junto con la carta inicial a menos que tu empleador lo haya solicitado explícitamente.

La comunicación no termina con la carta. Haz un seguimiento si no recibes respuesta en cinco días hábiles. Un breve correo electrónico: “Quería confirmar que han recibido mi solicitud de licencia FMLA enviada el [fecha] y si necesitan documentación adicional.” Mantén un tono educado y profesional.

Si la situación cambia (por ejemplo, necesitas extender la licencia o tu médico modifica el período), notifícalo inmediatamente presentando una nueva carta o una actualización de la certificación. La transparencia es tu mejor aliada.

¿Qué Hacer Si Tu Solicitud es Denegada?

Una denegación no siempre significa que pierdes el derecho. Puede deberse a errores en la carta, falta de horas o que el motivo no esté cubierto. Revise la notificación de denegación por escrito (tu empleador está obligado a darla) y verifique el motivo.

Si crees que cumples los requisitos, contacta al Departamento de Trabajo de EE.UU. (Wage and Hour Division) al 1-866-487-9243. Existen agentes que hablan español. También puedes buscar asesoría legal gratuita en organizaciones comunitarias. No renuncies a tu empleo ni firmes documentos sin antes entender tus derechos.

¿Puede HolaGPT Ayudarte con la Redacción?

Si el inglés no es tu lengua nativa, pedir ayuda tecnológica no está mal. Plataformas de inteligencia artificial como HolaGPT pueden generar un borrador de carta FMLA en minutos. Solo debes indicar el motivo de tu licencia, los datos de empleo y el formato deseado. Sin embargo, recuerda que toda carta generada por IA debe ser revisada y personalizada. Ajusta cualquier frase que no refleje tu situación real, verifica la exactitud de las fechas y asegúrate de que el tono coincida con la cultura de tu empresa.

Utilizar herramientas como HolaGPT acelera el proceso y reduce la ansiedad de enfrentarse a una hoja en blanco. Además, te permite obtener una versión que ya incluye los elementos clave que describimos en este artículo. Pero nunca olvides que la última revisión debe ser humana: una carta con errores de contenido o demasiado genérica puede restar seriedad a tu solicitud.

Redactar la carta correcta es un paso pequeño que tiene un impacto enorme en tu estabilidad laboral y la de tu familia. Con esta guía y un modelo a la mano, estás listo para ejercer tu derecho con confianza.